每週檢視：和自己來一場心智馬拉松！

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本文作者為張永錫，「幸福行動家」社群創辦人，兩岸知名時間管理講師。感謝授權「我愛寫筆記」網站轉載，特此申謝。

每週我總會花兩、三個小時來寫一份筆記，這就是我的每週檢視。整個長度很長，需要花上2到3個小時，我形容這是我的心智馬拉松。

我每週跑這個馬拉松已經十年以上了，讓我有很好的體力及心態來面對下一週。因此，我也把我每週檢視的筆記介紹給大家。

我覺得，每週做檢視，這是一場從窮忙族到時間管理的王者的戰鬥：愈是堅持，愈是有用。

David Allen, the creator of the Getting Things Done workflow, says if you're not doing a weekly review, you're not really following GTD.

這篇文章會提到某些我愛用的時間管理工具和九宮格的管理方法，也是我所喜歡使用的管理方法。如果你覺得困難，可以先跳過去，未來再來閱讀⋯⋯

嗯，那我們就開始吧。

1. 日記

每天早上我都打開Roam Research，開始在上面寫日記，用快捷鍵（註1）按出日記的模板，只需花費五分鐘就可以寫完日記。

2006年我剛剛開始寫晨間日記時，當時採用微軟Excel上的九宮格模板。經過時間的淬煉，逐漸演化成現在所沿用的模板。

當我開始做每週檢視的時候，第一個部分就是檢視前七天的日記。這個方法，可以很快速讓我理解自己這週做了哪些事情？

註1：我是用LaunchBar按出Snippet。

2. Journaling

第二步，檢視我的Journaling。這代表這一週我留下來的重要記錄，而這些資料我覺得需要檢視，包含了手帳內容、GoodNotes 5、臉書訊息及照片。

我所使用的手帳是B6大小，你會發現每一頁都繪製了一個九宮格。這樣可以幫助我把一頁切小成九份，用螢光筆和原子筆記錄下更多內容。

一般而言，我每週會進行大量一對一的線上會議，我會做筆記；偶而會有多人會議、讀書筆記或專案規劃的需求時，我也會逐一使用B6手帳記錄。

每週檢視的時候，我會拿一隻螢光筆來標註這週會議的重點，直到我看到上週每週檢視的註記為止，這樣就完成B6手帳的每週檢視。

接著，我會打開GoodNotes 5 for Mac，看看這一週我的塗鴉筆記。其實，我是在GoodNotes 5 for Mac上頭塗鴉寫下我臨時捕捉的小事情⋯⋯我甚至有個九宮格的底板，可以記錄一些複雜專案的細節或我在思考的複雜觀念。

GoodNotes 5 for Mac的好處就是既可以寫字，也可以塗鴉。透過很棒的Zoom功能，可以一頁寫下很多字，GoodNotes 5 for Mac可以在電腦上看到手機塗鴉，節省不少時間。

臉書訊息放的是我的每日一畫，我每天會在Zen Brushes for iPhone繪製一幅畫，主題是明天我最重要的一件事情，然後再放在臉書訊息中。每週一使，我也會檢視一下我所繪製的幾幅畫。

最後，是檢視照片App中我這七天來所有拍過的照片和擷圖，看過所有的照片後，我就可以吧Journalings這裡面所有檢查的資料庫打勾勾。

3. 空氣桌子

虛擬、數位的資料都閱讀過一遍了，我們要來整理實體的物品，這些是文件、書籍與專案的附件等。

每週檢視的第三階段，是清空實體收件匣，具體分成三部分。首先是木頭收件匣，其次是12 Folders，最後是斷捨離我們的書籍及文件。

我有兩個木頭的收件匣，只要我一覺得桌面空間不夠，我就會把這些東西都丟到木頭收件匣裡面。如此一來，我的桌面就會變得很大，工作起來特別高效。

每週檢視時，再把所有木頭收件匣裡面的東西倒出來：專案資料要歸檔、文具要放回原位、書籍回書架、要回收的東西統一回收。過了10分鐘後，我木頭收件匣又空空如也。

在抽屜中，我也設置了12 Folders直立掛勾型檔案夾，這是從時間管理專家David Allen著名的43 Folders所簡化而來，放置我未來一年12個月需要的文件(例如稅務文件，想要丟掉但是還沒下定決心的文件等)，我一週會拿出來看一次。

最後是斷捨離。一年多前，我發現這輩子我買太多書了，根本讀不完，於是我開始每週把一些書送去回收。把書送出去之後，剩下的書都是我心愛的，我覺得更可以花時間讀讀好書，寫寫東西，心情很好。

以前我寫過一篇文章叫做「空氣桌子」，每週檢視做了上面幾件事情，真的心情很好。

4. 逆算行事曆

我的逆算行事曆有兩種，一種是從一個月後的今天寫回來的月行事曆；另一種，則是從一週後的今天寫回來的週行事曆。

由於太太和我合用Google日曆分享行程，所以我每週檢視都會在電腦擷圖下個月的所有行程，並且在GoodNotes上檢視，標註下幾個重要的行程，這就是我未來一個月最重要的計畫。

每週我也在GoodNotes手動建立一個週行事曆，親手寫上未來一週重要的行程，尤其是一對一的對話，是我這幾年最重要的事情，只要寫在週行事曆，就代表我會留給這次訪談足夠的時間溝通。

5. 雜事加工成行動

這20年來我一直都有收集雜事的習慣，每週檢視時，我回打開我電腦上的待辦事項收件匣，依照專案或年度計畫的不同領域來劃分，變成Project Support或者下一步行動。

首先，打開Things 3的收件匣，我會發現用iPhone或在電腦上面收集的雜事都集中在其中。

再來，我會建立幾條LINE做為不同項目的分格線。接著，我會在線後面寫上不同專案，或年計畫領域名稱，把同專案的雜事移入其中。最後再把一個個專案及其Project Support放入Roam Research相對應的專案內。

接著是月計畫，也就是近期專案，我在Roam Research用九宮格把本月最重要的幾個專案各放在一個格子，並用雙向鏈接讓複雜的專案各自有個頁面放置Project Support。

最後，檢視一下自己季計畫，看自己推動得如何。我目前的季計畫有陪伴兒子考試、直播及製作線上課程三樣。

6. 檢核表

檢核表是我從Atul Gawande醫生所著《清單革命：不犯錯的祕密武器》一書中所學會的概念，能夠事前預防問題的發生。每週檢視，我會檢查五個檢核表：

• 1. 拜拜日清單：列出家族一年拜拜的日子，因為是農曆，所以需要轉換一下。
• 2. 紀念日清單：老婆及孩子的生日。
• 3. 訂閱服務列表：現在有愈來愈多的訂閱服務，需要列清單來管理。
• 4. 年度家庭帳單：水電費、電話費、管理費、保險費與健保等帳單。
• 5. 410.12GB：電腦硬碟還可使用的空間，每週檢查一次，內心會感到很安心。

7. 年度計畫

有兩個計畫要檢查的，一個是去年訂定定的年度人生計畫，另外一個則是百年人生計畫。

年度計畫之所以能夠達成，有賴於每週檢視把計畫分成52次推進，也可以利用每週檢視的時間，微調自己的計畫，這對於遇到疫情這些無法掌控的事情很有幫助。

百年人生計畫則是我從松村寧雄先生處學到，不僅規劃我人生前五十年的軌跡，更把未來五十年都規劃了。我也在每週檢視時微調自己的人生百年計畫，確實對人生的掌握度更加提高了！

8. Refine、留白、咖啡

每週做每週檢視，需要兩個小時以上，確實像是跑了一個馬拉松，跑完之後或需你有一些事情想要馬上進行（Refine），或許你要留白一下，讓自己休息，或許你想要喝杯咖啡，這都非常好。

別忘了，這是你一週中最值得休息的一刻，記得告訴自己：你好棒。

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